Wet
Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacy wet ‘Algemene Verordening
Gegevensbescherming ( AVG )’ van kracht, waar alle organisaties, stichtingen en verenigingen aan moeten voldoen.
Vocal Group Joy draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt.
Identiteit van de vereniging
Vocal Group Joy Venlo, hierna te noemen Vocal Group Joy, is een vereniging met als doel het beoefenen van profane en religieuze muziek en het toegankelijk maken van koormuziek.
Vocal Group Joy staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nr. 53172590 en heeft haar zetel in de gemeente Venlo.
Gebruik Van Persoonsgegevens
Wanneer u zich aanmeldt bij het Vocal Group Joy vult u een aantal persoonsgegevens in op het aanmeldformulier. Vocal Group Joy verzamelt op deze wijze de volgende persoonsgegevens:
•
Naam
•
Adres
•
Telefoonnummer(s)
•
Geboortedatum
•
Email adres
•
Lid vanaf
•
Stem soort
Deze gegevens worden bewaard ook na beëindiging van uw lidmaatschap. Op deze manier kunnen we oud-leden op de hoogte houden van belangrijke evenementen van Vocal Group Joy. Indien u uw gegevens toch wenst te laten verwijderen, kunt u hiervoor een verzoek indienen via info@vocalgroupjoyvenlo.nl.
De financiële administratie wordt 7 jaar bewaard conform de wettelijke verplichting daartoe, waaronder de subsidieaanvragen die gedaan zijn. Gegevens van oud-leden zijn alleen toegankelijk voor het bestuur.
Informatieverstrekking
Het bestuur maakt op regelmatige basis een nieuwsbrief die per e-mail aan alle leden wordt gestuurd. Ook informeert het bestuur u via mail over het repetitieplan en activiteiten.
Om verspreiding van e-mailadressen te voorkomen wordt uitsluitend gebruik gemaakt van de BCC optie.
Er wordt jaarlijks een overzicht van de actieve leden verstrekt aan het de gemeente Venlo ten behoeve van de subsidieaanvraag.
Verder worden er geen persoonsgegevens gedeeld met derden, niet van de leden, maar ook niet van onze contactpersonen van instellingen/organisaties.
Ledenlijst
Er wordt een ledenlijst gemaakt door het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de ledenadministratie. Deze lijst bevat de naam, adres, telefoonnummers, email adres en de stemgroep informatie. De ledenlijst wordt aan de leden van Vocal Group Joy via een hard copy ter beschikking gesteld. De leden van Vocal Group Joy dragen de verantwoordelijkheid om de ledenlijst met zorg te behandelen en niet bij derden te doen belanden.
Website
De website van Vocal Group Joy (www.vocalgroupjoyvenlo.nl) is vrij te bezoeken zonder dat u verzocht wordt mee te delen wie u bent. Op de website wordt geen gebruik gemaakt van cookies.
Op de site vindt u een gedeelte “Voor leden” beveiligd met een wachtwoord. Hierin vindt u informatie die uitsluitend bestemd is voor leden van Vocal Group Joy.
Fotografie
Als men lid wordt van een zangkoor doet men op een zeker moment mee met optredens. Bij optredens worden vaak foto’s en/of filmpjes gemaakt. Dat gebeurt wel eens op initiatief van het bestuur of van de organisatie van een evenement, maar vaker nog door publiek. In een koor zingen en gefotografeerd of gefilmd worden gaat dus eigenlijk samen. Het lijkt het bestuur van Vocal Group Joy daarom niet zinvol om een nieuw lid te vragen of deze wel of niet toestemming geeft om gefotografeerd of gefilmd te worden. Iemand die zich opgeeft als nieuw lid geeft toestemming.
Foto’s of filmpjes worden gebruikt op de website van Vocal Group Joy alsmede voor reclamemateriaal zoals flyers of een banner. Bij het gebruik van foto’s of filmpjes in publicaties van Vocal Group Joy of op deze website wordt grote voorzichtigheid betracht. Foto’s of filmpjes waar mensen voor hen zelf nadelige wijze voorkomen zullen zo veel mogelijk voor publicatiedoeleinden gemeden worden.
Mocht een lid toch bezwaren maken tegen zijn of haar verschijning in een op deze website geplaatste foto, dan wordt de foto in overleg verwijderd of aangepast. Op de eerste plaats zal er echter naar worden gestreefd om op voorhand te voorkomen dat een bezwaarlijke foto wordt geplaatst. Foto’s van derden (niet leden) of waar derden herkenbaar op aanwezig zijn plaatsen wij in principe niet. Mocht u toch op een foto verschijnen, kunt daar altijd bezwaar tegen maken door een mail te sturen aan info@vocalgroupjoyvenlo.nl.
Beveiliging
Vocal Group Joy neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vocal Group Joy behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring.